Viele Unternehmen fahren derzeit in unruhigen Gewässern. Kunden stornieren Aufträge, der Umsatz bricht ein, Mitarbeiter müssen in die Kurzarbeit geschickt werden. Und was ist mit den Projekten?
Auch diese Aufgaben werden gestoppt oder überhaupt abgebrochen. Wer und wie entscheidet man, welche Projekte weiterlaufen, gestoppt oder abgebrochen werden. Strategische Entscheidungen benötigen Daten und Fakten sowie Personen/Führungskräfte die anhand der Fakten die „richtigen“ Entscheidungen treffen.
- Oft erscheint eine Entscheidung einfach: Wenn Kundenaufträge mit einem Termin versehen sind, ist ein Abbruch und manchmal sogar ein Stoppen eines Projektes nicht möglich, da der Termin eingehalten werden muss.
- In manchen Fällen ist es dann aber nicht so einfach, da es sich vielleicht um interne strategische Ausrichtungen, Weiterentwicklungen oder um IT-Projekte handelt.
Ein Projektportfolio schafft Klarheit
Welches Projekt bekommt eine Priorität? Um die richtigen Projekte zu priorisieren, spielen viele Faktoren zusammen. Dabei geht es um vorhandene, freie Personalressourcen, um verfügbare Finanzen, um die strategische Bedeutung für das Unternehmen, um Risikobetrachtungen (Wie viele riskante Projekte laufen bereits und wie riskant ist daher das Unternehmen unterwegs?) und vieles mehr.
Ein Projektportfolio zeigt diese Entscheidungsfaktoren gut aufbereitet in unterschiedlichsten Darstellungen.
Basis für ein Projektportfolio ist jedoch ein einheitliches Projektmanagement über alle im Unternehmen laufenden Projekte. Einen Projektmanagementprozess an den sich alle Projekte und Projektleiter halten. Einheitliche Tools wie ein Projektauftrag, eine Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung; ein Risikomanagement, um nur einige Aspekte zu nennen.
Der Benefit davon wäre, dass man nicht nur in Krisensituationen, sondern immer die richtigen, auf Fakten beruhenden, strategischen Entscheidungen für das einzelne Projekt, aber auch über alle Projekte hinweg, für das Unternehmen treffen kann.
Ein Projektportfolio beinhaltet, um es nur nebenbei zu erwähnen, auch die anstehenden Projekte, die in einer Pipeline ja auch priorisiert werden müssen, sodass das richtige Projekt zum richtigen Zeitpunkt auch wirklich freigegeben bzw. gestartet werden kann.
Schaffen Sie Voraussetzungen, damit Sie im Unternehmen die richtigen Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt treffen können. Damit Ihre Projekte effizient, kostengünstig und termingerecht ihre Ziele erreichen.
Über den Autor Günther Rainalter MAS
Günther Rainalter MAS ist zertifizierter Senior Projektmanager, Unternehmensberater, Prozess- und Projektmanager. Er leitet GRC Günther Rainalter Consulting in Innsbruck, ist Mitglied des Zertifizierungsboards der PMA (Projekt Management Austria) bzw. IPMA (International Project Management Association)
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