Ein heißes Thema im Qualitätsmanagement (QM) ist das Wissen der Organisation, das im Kapitel 7.1.6 in der Norm ISO 9001:2015 beschrieben wird.

Die Norm bezweckt in diesem Kapitel, dass Unternehmen ihr wichtigstes Know-How niederschreiben (Wer schreibt, der bleibt!) und den Mitarbeitern zugänglich machen, die diese Informationen brauchen. 

Ein Fertigbetonunternehmen überlegt beispielsweise, wie es das Wissen des Produktionsleiters erhalten kann, der in einem Jahr in Pension gehen wird. Dieser Mitarbeiter hat viele nützliche und wichtige „Rezepte“ in seinem Notizbuch in der Brusttasche. Die Lösung: er wurde freigestellt und bekam den Auftrag, sein Know-How in Anleitungen und Arbeitsanweisungen nieder zu schreiben. So kann sein Wissen erhalten bleiben und später anderen helfen. Gleichzeitig begann das Unternehmen ein QMS nach ISO 9001 einzuführen. Die „geheimen Rezepte“ können damit dauerhaft im System erhalten bleiben und sind gleichzeitig leicht zu finden und zu nützen.

Er ist Ingenieur für Maschinenbau und Betriebswirt, hat ein Studium der Wirtschaftspädagogik abgeschlossen und ist staatlich geprüfter Unternehmensberater, Systemauditor und EFQM – Assessor. Ing. Mag. Michael Zitterl hat 15 Jahre Berufserfahrung in Industriebetrieben in leitender Position und war beim Aufbau von 50 Managementsystemen beteiligt (Klein- bis 1000-Mann-Betrieben). Außerdem ist er Trainer am WIFI Tirol.

Ing. Mag. Michael Zitterl

Was zählt alles zum Wissen?

Ein weiteres sehr heilsames und wichtiges Thema ist, sich im Unternehmen zuerst einmal zu überlegen, was alles zum Wissen zählt. Da tut sich manche Überraschung auf. Es kann sinnvoll sein, Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen dazu einzuladen gemeinsam zu Brainstormen. Dann können Verantwortliche und Zuständige gefunden werden, die entsprechende Informationen zur Verfügung stellen oder die Dokumente pflegen. 

Standardbeispiele dafür sind: das gesamte QM-System, Risikomanagement (wie Risikomatrix, FMEA, Risikoberichte), Erfahrungsberichte aus Projekten; Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen aus allen Bereichen (wie Audits, Systemverbesserungen, Managementreview), Schulungsunterlagen, Normen und Fachliteratur, Intranet, Wikis, Filme.

Am besten funktioniert es, wenn es eine Stelle oder Person gibt, die das Wissen und die Informationen entgegen nimmt und in das System einpflegt. Und die letztlich dafür sorgt, dass das Wissen aktuell bleibt. 

Unternehmen, die Wissensmanagement ernst nehmen und pflegen, kennen ihren Wert und möchten es nicht mehr missen. Und nebenbei erfüllen sie eine wichtige Anforderung aus der ISO 9001!